Réussir son appel d’offres GMAO et mettre en place son projet en 4 étapes

Cette fiche est faite pour vous si 

• Vous recherchez une méthode simple et structurée pour mettre en place une GMAO dans votre entreprise.

Un logiciel GMAO doit être personnalisé pour s’intégrer efficacement à l’organisation de votre entreprise. Les étapes clés :

• étudier le fonctionnement actuel de sa maintenance : analyser les forces et les faiblesses de vos procédures actuelles pour identifier les points à améliorer ;
  
  
• identifier les besoins spécifiques : quelles fonctionnalités sont essentielles pour votre organisation ?
  Vous pouvez consulter notre fiche pratique « Les questions clé pour bien préparer votre projet GMAO » ;
  
  
• rédiger un cahier des charges clair pour orienter l’appel d’offres : ce document doit détailler vos besoins fonctionnels et techniques ainsi que les contraintes budgétaires, les délais, et les critères de sélection.

Une solution GMAO performante doit être organisée autour des besoins spécifiques et précis de l’entreprise et du service maintenance, il est primordial de bien penser et analyser ses processus :

• la gestion quotidienne des équipements ou installations (inventaire, localisation, etc.) ;
• la maintenance préventive, pour anticiper les risques et planifier les travaux ;
• la maintenance corrective, pour traiter les ordres de travail (OT, BT, ODM) ;
• la gestion des achats et des sous-traitants avec l’intégration des devis et factures, en lien avec l’ERP, s'il y en a un.

💡 Conseil : Optez pour une solution modulable et évolutive qui répond aux spécificités, réglementations et contraintes de vos métiers et secteur.

Une fois les besoins définis et la solution choisie, il est temps d'intégrer et personnaliser sa nouvelle GMAO.

Les étapes clés :

• migrer les données de son ancien système vers la nouvelle GMAO : transférez les informations de votre ancien système vers la nouvelle GMAO en veillant à la qualité et à la cohérence des données ;
• intégrer une solution mobile pour permettre la gestion en temps réel sur le terrain : dotez vos techniciens d’une app mobile, suivi des interventions, signalement d’anomalies, consultation des historiques et documents techniques, etc. ;
• former ses équipes à l’utilisation quotidienne du nouvel outil ;
• paramétrer :
  - ses droits d’accès ;
  - sécuriser ses données.

Le déploiement d’un nouvel outil GMAO est l’occasion de réorganiser l’activité maintenance.

💡 Conseils :

• vérifier que le prestataire vous accompagne avant, pendant et après le déploiement ;
• former régulièrement ses équipes pour une adoption optimale (pour chaque nouvelle version majeure notamment et pour chaque nouvel arrivant) ;
• profiter de cette digitalisation pour optimiser ses processus internes.