Cahier des charges GMAO : les fondamentaux

La rédaction du cahier des charges est une phase clé dans la mise en place d’un logiciel GMAO. Le succès de votre projet repose en grande partie sur un cahier des charges bien élaboré, qui définit précisément vos attentes et vos besoins. 

Ce document de référence a pour objectif de :

• formaliser vos besoins, traduire vos attentes en objectifs précis ;
• orienter votre appel d’offres, permettre de comparer les solutions GMAO sur le marché de manière objective ;
• limiter les imprévus, réduire les risques d’incompréhensions ou de surcoûts liés aux ajustements en cours de projet.

 Voici la méthode pour construire votre cahier des charges et éviter le hors sujet !

Avant tout, il est crucial de bien définir vos objectifs, de répondre à des questions fondamentales et d’identifier les gains que vous espérez obtenir.

• Pourquoi une GMAO ? Quels sont les problèmes que vous souhaitez résoudre avec ce logiciel ? Cela peut inclure la réduction des pannes, une meilleure traçabilité des interventions ou encore une baisse des coûts de maintenance, des pertes de données ;
• Quels gains espérez-vous obtenir ? En termes de productivité, d’économies ou de conformité.

Ces objectifs orienteront l’ensemble de votre projet, il est crucial d'y répondre précisément.

La meilleure façon de retranscrire vos besoins dans le cahier des charges sera de lister une dizaine de processus clés, que devra gérer votre GMAO. Décrivez, par exemple, comment vous envisagez :

• le traitement d’une demande d’intervention : qui la crée ? Qui l’envoie ? Qui la réceptionne ?
• la planification des travaux correctifs ou préventifs : qui fait quoi ? En fonction des compétences, de l’urgence, de la criticité du parc ;
• la gestion des stocks : avec ou sans magasinier ?
• le traitement des commandes se fait-il dans la GMAO ?
• qu’est ce qui est géré dans la GMAO ? Et qu’est ce qui est géré par des applications périphériques ?

Le cahier des charges recense également les lacunes dans l’organisation actuelle que la GMAO devra améliorer. Cette cartographie des flux constitue l’ossature de votre cahier des charges. Cette description sous forme de processus a l’avantage de mettre l’accent sur la circulation de l’information dans l’entreprise.

Les contraintes spécifiques de votre entreprise doivent être clairement décrites dans le cahier des charges. Indiquez le budget alloué au projet ainsi que les délais prévisionnels de mise en œuvre. Précisez également les particularités de votre infrastructure existante, telles que vos matériels, vos réseaux ou les logiciels déjà en place. Enfin, incluez des critères d’évaluation pour comparer les offres : cela peut concerner la facilité d’utilisation du logiciel, son coût total (licence, maintenance, formation), la qualité de l’accompagnement fourni par le prestataire ou encore l’évolutivité de la solution.

Un point crucial est d’associer vos équipes internes à la rédaction du cahier des charges. Les techniciens de maintenance pourront exprimer leurs besoins opérationnels, tandis que les responsables maintenance apporteront une vision stratégique. Il est également important de consulter les services IT pour valider les contraintes techniques, ainsi que les services financiers pour s’assurer de la faisabilité budgétaire.

Plusieurs pièges sont à éviter lors de la description du périmètre fonctionnel dans le cahier des charges.

• Le premier piège serait de se perdre dans des détails, en dressant une liste exhaustive des fonctionnalités. Il convient de prioriser et de hiérarchiser les fonctions selon les besoins de chaque service. Les attentes et les besoins de l’entreprise évoluent avec le temps, une liste trop exhaustive ne sera valable qu’à l’instant T. Laissez de la place aux propositions des éditeurs ; pensez métier, profil utilisateur et listez les fonctions puis fonctionnalités par univers, de façon à ce que chaque métier exprime ses besoins sans proposition de solution.
• Rester trop vague : un manque de précision peut entraîner des offres non-adaptées et une perte de temps.
• Négliger les utilisateurs finaux : si leurs besoins ne sont pas pris en compte, l’adoption sera difficile, et le projet finira par échouer.
• Se limiter au prix : la solution la moins chère n’est pas toujours la meilleure.