Les questions clés pour bien préparer son projet GMAO

Cette fiche est faite pour vous si 

• Vous souhaitez préparer efficacement la mise en place d’une solution GMAO en identifiant vos besoins, vos objectifs et les étapes clés pour garantir la réussite de votre projet. 

Avant de choisir une solution, il est essentiel de savoir pourquoi vous souhaitez mettre en place une GMAO, cette étape permet de poser un cap clair et cerner vos véritables priorités.

• Quels sont les besoins prioritaires ?
• Quels sont les objectifs à atteindre ?
• Dois-je améliorer la maintenance préventive, corrective ou les deux ?
• Dois-je optimiser la gestion des stocks de pièces détachées ?
• Réduire les coûts de maintenance est-il important ?
• Un des objectifs est-il d’améliorer la productivité ?
• Avons-nous pour objectif de réduire les pannes ?
• Quel est le ROI visé ? 

Avoir une vision claire de ses pièces détachées et de ses équipements est crucial pour la mise en place de votre GMAO. Cette section vous invite à analyser vos stocks actuels et à identifier les éléments critiques à suivre au quotidien.

• Quelle est ma valeur en stock ?
• Suis-je en mesure d'identifier mon stock "dormant" ?
• Comment identifier mes équipements critiques ? 

Une bonne GMAO doit vous permettre de réagir vite et efficacement en cas de problème, et de ne rien laisser passer. Cela suppose une gestion intelligente des priorités et la mise en place de systèmes d’alerte automatisés.

• Comment gérer les demandes prioritaires ?
• Comment être alerté des : 
       . retards de livraisons ? 
       . interventions en retard ? 
       . habilitations à renouveler ? 

La planification est l’un des leviers les plus puissants pour gagner du temps et mobiliser efficacement vos équipes. Une GMAO bien configurée doit permettre de gérer le planning matériel et humain en tenant compte des compétences, des absences et des contraintes terrain.

• Comment gérer le planning des ressources matérielles ?
• Comment optimiser la planification des interventions en fonction des compétences requises ?
• Est-il possible de visualiser l’occupation planning de toutes mes ressources : congés, RTT, réunions, interventions ? 

Dans un environnement où la mobilité est devenue la norme, la solution choisie doit s’adapter à vos réalités terrain et techniques. Ces questions vous aident à définir vos besoins en matière d’accessibilité, de compatibilité et d’utilisation sur divers supports.

• Quelles sont mes exigences en matière d’accessibilité ?
• Vais-je adopter une solution en cloud ?
• Ai-je besoin d’une application responsive pour l'utiliser sur mobile et tablette ?
• L’application choisie doit-elle fonctionner on-line/off-line ?
• Quelle configuration est nécessaire ?
• Va-t-on utiliser l’application en multisite ?
• Ai-je besoin d’une application multilangue ?
• L’application doit-elle être multifuseau horaires ? 

Pour prendre les bonnes décisions, il faut pouvoir s’appuyer sur des données fiables. Une bonne GMAO doit vous permettre de suivre vos indicateurs clés, de mesurer votre performance et, si besoin, de piloter un budget de maintenance.

• Quels sont les indicateurs que je veux suivre ?
• Est-ce que je souhaite une gestion budgétaire de la maintenance ? 

Dans certains secteurs, la maintenance est encadrée par des normes strictes. Votre GMAO doit donc pouvoir répondre aux exigences réglementaires, pour garantir la conformité des interventions.

• Y a-t-il des certifications particulières en fonction de mon secteur d'activité ? 
• Est-il possible de produire facilement les rapports demandés par les organismes de contrôle ?
• La GMAO permet-elle de gérer les plans de maintenance en lien avec les obligations réglementaires ?
• La solution est-elle compatible avec les normes de cybersécurité imposées par mon secteur ?

Même la meilleure solution peut échouer si elle est mal adoptée. Il est donc crucial de choisir une GMAO intuitive, personnalisable et facile à prendre en main, surtout pour les techniciens terrain.

• L’interface est-elle personnalisable selon les profils ?
• Peut-on facilement former les équipes à l’utilisation de la GMAO ?
• L’application mobile permet-elle de travailler en situation dégradée (offline) ?
• L’interface est-elle adaptée aux utilisateurs ayant peu d’aisance avec les outils numériques ?

Votre GMAO ne fonctionnera pas en vase clos, elle devra échanger des données avec vos autres outils métiers. Ces questions vous aideront à identifier les intégrations nécessaires et les flux d’information à automatiser.

• Ai-je besoin d’une interface avec mon ERP ? Mon MES ? D’autres logiciels métiers ?
• Un connecteur ou des API me sont-ils nécessaires pour mon projet ?
• Quelles informations vont devoir être impérativement échangées entre mes différentes applications ? 

Une fois les besoins identifiés, reste à organiser concrètement le projet. Le déploiement d’une GMAO doit être planifié étape par étape, en tenant compte des contraintes internes, de l’accompagnement au changement, et surtout de la phase de tests indispensables pour valider que le paramétrage de l’application correspond bien aux attentes des utilisateurs avant la mise en production.

• Quel calendrier prévisionnel envisager pour le déploiement de ma nouvelle GMAO ? 
• Ai-je identifié les personnes clés pour piloter le projet en interne ?
• Quelle durée prévoir pour la phase de test et de recette ?
• Qui est responsable de valider les paramétrages avant mise en production ?
• Est-ce que la solution prévoit un accompagnement post-déploiement ?