GEDIMO, un logiciel GMAO pour booster sa gestion SAV et gérer son planning de maintenance

Négociant de machines-outils pour le bois, GEDIMO occupe une position de leader dans ce secteur en région "Grand Ouest", Pierrick ALUCE, directeur général de la société nantaise de machine à bois, groupe GEDIMO, partage son retour d'expérience.

Cette place de leader est aujourd'hui confortée par la mise en place d'un logiciel de GMAO qui a aidé le service maintenance et notamment la partie dédiée au dépannage et au SAV à optimiser tout le processus d'intervention, du dépannage à la facturation en passant par les déplacements et les réparations.

Il n'existe plus, en France, de constructeur de machines-outils destinées au travail du bois. Contrairement à l'Italie, leader européen dans le domaine, l'Allemagne ou encore l'Espagne, la France n'abrite plus depuis des années de fabricants, seulement des distributeurs et négociants, lesquels se voient également contraints d'assurer le suivi, la maintenance, la réparation et plus globalement le service après-vente des machines de leurs clients. Une contrainte pour certains, une opportunité pour d'autres.

Nous exerçons des activités de vente, bien sûr, mais aussi de SAV, lesquelles se répartissent en deux parties : 30 % pour l'installation et le montage, 70 % pour le dépannage. De quoi alimenter les carnets d'interventions de l'équipe de maintenance.

Mais pour poursuivre dans les meilleures conditions ces activités et afin de se montrer encore plus efficaces à la fois en interne et lors des interventions sur les machines des clients, il a fallu modifier la façon d'organiser le service. 

L'activité consacrée au dépannage, la plus importante de la société, est rassemblée au sein d'une cellule technique composée de deux responsables techniques chargés de gérer les plannings d'interventions de onze techniciens itinérants et quatre techniciens d'atelier dont la fonction principale est de remettre en état ou en conformité les machines des clients voire du matériel d'occasion ou acheté aux enchères. Enfin, deux personnes sont entièrement dédiées aux commandes de pièces détachées et au magasin. 

Intégrer un logiciel de GMAO – le premier dans l'histoire de l'entreprise – revenait à mettre un terme à un système à la fois empirique et plus vraiment adapté aux volumes d'interventions. Nos techniciens utilisaient un carnet pour le suivi et l'historique des opérations effectuées sur les machines de nos clients.
De là, malgré toute l'attention et la rigueur employées, on assistait à un phénomène de perte ou de non-retour de fiches de clients. Nous voulions aussi et surtout doter son entreprise d'un véritable outil professionnel à la fois pour améliorer la gestion en interne et pour valoriser les interventions auprès de sa clientèle. Enfin, créer et optimiser un planning technique était le moyen d'éviter toute perte, sans oublier le traçage du parc de machines grâce à un historique systématiquement mis à jour. 

Tous ces aspects représentaient des critères de choix qui nous ont conduits à choisir la solution de GMAO de Corim.

Nous avions le sentiment que l'équipe Corim solutions était derrière nous pour nous fournir une solution souple, clé en main et pleinement adaptée à nos besoins. En rendant opérationnel le système, nous avons pu constater le bon accueil de la solution auprès de la clientèle mais aussi auprès des techniciens pour qui cette technologie était plutôt nouvelle dans le secteur du bois, nous utilisons des systèmes PDA et nos opérateurs se sont très vite adaptés.

L'un des gros intérêts de cette solution GMAO réside dans la réduction drastique de perte d'informations, de données sur les machines-outils et leurs rapports d'interventions, mais aussi des facturations et des pièces détachées.

À tout point de vue, la GMAO a pleinement rempli son rôle. Auparavant, une fois que la commande d'une machine était passée, celle-ci passait entre les mains d'un responsable d'achats puis celles d'un responsable technique avant de passer en atelier pour être remise en état, livrée et maintenue. Toutes ces informations étaient mal retranscrites alors qu'aujourd'hui, tout coule de source. 

Par ailleurs, la planification des interventions des techniciens d'atelier permet enfin de mieux structurer le service, mais également de mieux organiser et planifier les déplacements. Dans ce cadre, l'entreprise entend certainement investir dans des outils de mobilité, en passant de l'actuel PDA aux tablettes tactiles durcies ou semi-durcies.

Pour l'heure, si l'apport de la GMAO depuis sa phase opérationnelle est difficilement chiffrable, nous nous accordons à estimer les gains en termes de temps de 15 à 20 % ; idem pour les bénéfices au niveau de la rationalisation des tournées.