Si la GMAO est un outil central pour le service maintenance, elle fournit également des indicateurs permettant les prises de décision pour l’organisation d’autres services de l'entreprise, tels que les achats, la production, la qualité, la logistique, etc. Un outil GMAO permet ainsi d’importantes économies de fonctionnement, en réduisant les coûts directs et indirects au sein de l’activité maintenance, et plus globalement pour toute l’entreprise. Maîtrise des coûts, anticipation et analyse des performances sont aujourd’hui indispensables pour pouvoir prendre les meilleures décisions pour l’entreprise en toute connaissance de cause. Un logiciel GMAO offre de surcroît une parfaite traçabilité de la vie des équipements et des machines de production, ainsi qu’une meilleure utilisation des ressources humaines, ce qui permet de prévoir les taux d’indisponibilité et d’optimiser son process de production.