Tout savoir sur la GMAO sous Excel !

Cette fiche est faite pour vous si 

• Vous êtes une petite structure et recherchez un outil facile, gratuit ou pas cher pour gérer votre maintenance.
• Vous utilisez déjà Excel pour vos opérations de maintenance et il commence à montrer ses limites.

Quand on est une PME ou une TPE, chaque euro compte. Excel est alors la solution idéale pour sa gestion de maintenance : le logiciel est connu, largement utilisé, déjà accessible dans l’entreprise, sans coût supplémentaire. Ainsi, certains responsables maintenance choisissent de s’appuyer sur des tableurs Excel pour suivre leurs interventions, leurs équipements ou encore une petite partie de leur stock de pièces détachées.

Mais cette solution est-elle réellement adaptée à une gestion efficace de la maintenance ? Voici un tour d’horizon des avantages, des limites de l’utilisation d’Excel comme outil de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).

1. Excel est accessible et à faible coût

Excel est bien souvent déjà installé sur les postes de travail de l'entreprise, aucun investissement supplémentaire n’est alors nécessaire. Cela en fait une solution très vite disponible, en particulier si vous êtes une petite structure ou si vous ne disposez pas de budget pour le suivi de l'activité maintenance.

2. Excel est souple

Excel permet de créer des tableaux facilement : liste des équipements, historiques des pannes, tout peut être conçu selon vos méthodes et votre vocabulaire.

3. Excel est rapide à mettre en œuvre

Créer un fichier Excel de suivi de maintenance peut se faire en quelques heures, là où un projet GMAO complet demande parfois quelques semaines de préparation.

Malheureusement, les limites se font rapidement sentir : oublis, mises à jour manuelles, tableaux illisibles, impossibilité de retrouver l’historique ou d'avoir une vision claire de l’état des équipements. Excel n’est pas, à proprement parler, une vraie GMAO.

Le tableur atteint rapidement ses limites, notamment lorsqu’il s’agit de déclencher des alertes conditionnées, par exemple :

• maintenance préventive à réaliser selon valeur relevé compteur
• ou bien commandes en retard de livraison
• ou encore, habilitations à renouveler d’ici à dans 2 mois.

Très vite, le logiciel ne suffit plus à suivre les besoins de base essentiels à une gestion de maintenance, si petite soit-elle. Alors ce qui semblait gratuit finit vite par coûter du temps et de l'argent :

1. Excel manque d'automatisation et de fiabilité

Excel repose sur des saisies manuelles, augmentant les risques d’erreurs, d’oublis, de doublons… Et donc de perte de fiabilité dans les données. À l’échelle de plusieurs centaines d’équipements ou d’interventions, cela devient très rapidement critique.

2. Excel n'intègre pas de traçabilité sécurisée

Excel ne garde pas d’historique des modifications ni de journal d’audit. Il est difficile voire impossible de savoir qui a changé quoi et quand, ce qui est pourtant essentiel en maintenance, notamment pour des audits qualité ou sécurité.

3. Excel manque d’alertes et de notifications

Contrairement à une GMAO dédiée comme Corim XP Lite, Excel ne permet pas d’envoyer des rappels automatiques pour les interventions préventives, les contrôles réglementaires ou les réapprovisionnements de stock.

4. Excel est peu adapté au travail collaboratif

Bien souvent, le fichier est partagé et les conflits de versions sont fréquents. Sans gestion fine des droits d’accès, il est aussi difficile de limiter les modifications aux seules personnes habilitées.

5. Excel est compliqué à faire évoluer

Plus le volume de données augmente : plus d’équipements, plus d’interventions, plus le fichier Excel devient lourd, instable, et difficile à maintenir. Il atteint vite ses limites techniques.

6. Excel n'est pas accessible sur le terrain

Rappelons enfin qu'Excel est avant tout conçu pour un usage sur PC. Or, les techniciens terrain privilégient les solutions mobiles.

Oui, Excel peut dépanner, mais ne remplace pas une solution GMAO dédiée, conçue pour et par des professionnels de maintenance pour gérer les contraintes et exigences de la maintenance.

Mais bonne nouvelle : il est une excellente base de travail pour se préparer à la mise en œuvre d’un outil GMAO. En effet, l’utilisation d’Excel constitue une première étape de gestion et de structuration des données ainsi que des process de fonctionnement de la maintenance.

Une première gestion sur Excel vous servira à implémenter votre base de données GMAO, aucune donnée ne sera perdue. Des matrices Excel formatées vous permettent même d’être autonomes pour intégrer toutes vos données : éléments parc, gammes de maintenance préventive, interventions, articles, fournisseurs, sections budgétaires…

Une GMAO dédiée, même simple, change la donne. Elle automatise, alerte, structure. Elle ne remplace pas Excel, elle vous en libère. Meilleure organisation, traçabilité complète, gain de temps, aide précieuse à la prise de décision : une GMAO professionnelle devient rapidement incontournable pour structurer une démarche de maintenance préventive et prédictive performante.

Contrairement à un tableur, vous disposez de nombreuses fonctionnalités natives, propres à la GMAO : planning intervenant, équipement, matériel, mais aussi indicateurs presse-bouton, ou encore outil d’inventaire de stock. Voici un tour d’horizon des différences les plus marquantes entre une GMAO professionnelle et une gestion de maintenance sous Excel :

• Une GMAO planifie automatiquement les interventions préventives selon des cycles ou des déclencheurs.
  > Excel demande une gestion manuelle, avec un risque d'oubli.

• La GMAO conserve un historique détaillé des interventions, pannes, pièces utilisées, temps passés, etc.
  > Excel peut stocker ces informations, mais elles sont souvent dispersées et plus difficiles à exploiter durablement.

• La GMAO envoie des notifications : mail, application mobile, alertes internes, dès qu’une action est à réaliser.
  > Excel ne propose pas de système de rappels automatiques.

• Le logiciel GMAO suit en temps réel les niveaux de stock, les mouvements, les réapprovisionnements, les fournisseurs pour une gestion fluide et centralisée.
  > Excel peut réaliser cette tâche, mais de manière manuelle et plus chronophage.

• Une GMAO fournit des analyses graphiques dynamiques en un clic : taux de pannes, MTTR, MTBF, coûts, etc. qui permettent d'orienter les décisions et les investissements.
  > Excel permet ces analyses, mais nécessite des modèles complexes et une mise à jour manuelle.

• La GMAO est conçue pour un usage mobile : accès aux ordres de travail, agenda, lecture de QR codes, ajout de photos, validation d’interventions.
  > Excel est peu adapté à un usage mobile et aux besoins des techniciens maintenance sur le terrain.

• La GMAO stocke les données dans des bases sécurisées avec des sauvegardes régulières : vos données sont protégées.
  > Excel peut être sensible aux erreurs humaines, pertes ou corruptions de fichiers.

Excel est un bon logiciel pour commencer à lister ses interventions et équipements, mais ses limites apparaissent très vite face aux besoins maintenance opérationnels.

Le logiciel GMAO, quant à lui, va au-delà du simple suivi, il permet de structurer, anticiper, piloter et optimiser votre maintenance, il est un véritable levier de performance.