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GUIDES & CONSEILS
Mise à jour le 03 janvier 2025 | Temps de lecture : 4 min. | Thème : Conseil
Vous utilisez une solution GMAO depuis plusieurs années et constatez qu’elle est de moins en moins utilisé. Retrouvez dans cet article des pistes pour identifier les causes, réengager votre équipe et trouver des solutions.
Pour analyser les causes du désengagement autour de votre logiciel GMAO, il est essentiel de s'intéresser aux perceptions et aux expériences des utilisateurs ; principalement le responsable maintenance et les techniciens, et d’échanger avec eux afin de mieux comprendre pourquoi ils n'utilisent pas ou peu la solution.
Il arrive que les techniciens considérent l'outil comme une contrainte administrative fastidieuse, doublant le temps de saisie, plutôt qu'une aide opérationnelle et ne perçoivent pas l'importance de renseigner correctement les informations dans le logiciel ou l’application mobile. C’est alors bien souvent, la phase d’accompagnement au changement qui a été trop prise à la légère.
Une interface peu intuitive ou perçue comme complexe, un accès limité à la mobilité ou encore un temps de saisie de l’information bien trop long sont la pluspart du temps les premières causes de désengagement.
Des problèmes d’ergonomie, de bugs récurrents ou une navigation peu intuitive peuvent également compliquer l’adoption du logiciel.
Un autre facteur de désengagement réside dans l’utilisation limitée, voire inexistante, de certaines fonctionnalités. Cela peut s’expliquer par une mauvaise communication lors du déploiement initial, parfois, ces fonctionnalités ne sont tout simplement pas adaptées aux process maintenance de l’entreprise, en décalage, les rendant inutiles dans un contexte pratique.
Enfin, le manque de formation adéquate peut constituer un frein majeur. Si les techniciens et le responsable maintenance n’ont pas été correctement formés ou s’ils ne disposent pas d’une documentation claire et accessible, ils risquent de se désintéresser rapidement de l’outil.
Une fois la cause de résistance mise en lumière, les solutions peuvent être multiples : simplification des process, formations ciblées, meilleure communication sur les avantages de la GMAO et en dernier recours changement du logiciel et du prestataire.
> Refaire le point sur les processes metiers et besoins.
Une première étape consiste à revoir les besoins actuels du service et de l’entreprise pour vérifier si l’outil répond encore aux exigences de votre activité et à vos pratiques internes. Si ce n’est pas le cas, il peut être nécessaire d’ajuster les workflows afin qu’ils matchent davantage à votre réalité terrain. Bien souvent, simplifier ces processus dans le logiciel permet de les rendre plus intuitifs pour les utilisateurs.
> Former ses équipes, pour de vrai.
Former et impliquer vos équipes est un levier essentiel. Un vrai prestataire GMAO vous conseillera et organisera des sessions de formation ciblées par profil métier. Bien souvent, lors d’un projet GMAO, un ou plusieurs ambassadeurs internes, issus des équipes maintenance, sont identifiés et permettent de faciliter l’utilisation du logiciel au quotidien et d’accompagner les collègues dans leur apprentissage.
> On ne le dira jamais assez : communiquer est essentiel.
N’oubliez pas que la phase d’accompagnement au changement est une étape statégique dans la mise en place d’une GMAO. Il est essentiel de communiquer clairement les bénéfices de la solution à tous les utilisateurs et services : réduction des coûts, disponibilité des équipements et simplification du suivi des interventions, en soulignant son impact positif sur les perfromances de la maintenance ; vous alignez alors les utilisateurs autour d’objectifs communs et renforcez leur engagement à utiliser l’outil.
> Changer de logiciel…
Enfin, si l’outil semble dépassé ou peu ergonomique et si votre prestataire ne vous accompagne pas suffisamment, envisagez un remplacement. Comparez les solutions du marché mais surtout soyez très attentif à la qualité de l’accompagnement de votre futur fournisseur, à sa capacité d’écoute et d’ajustement à vos besoins. Un projet GMAO réussi l’est grâce à une équipe projet engagée !
