Votre projet GMAO doit être préparé avec soin. Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges est nécessaire et peut être un véritable levier dans le choix de la solution la plus adaptée. Pour qu’il soit efficace, il est indispensable que votre cahier des charges se focalise sur vos besoins et les spécificités de l’entreprise. Alors, comment faire pour ne pas se noyer dans un verre d'eau ?

CAHIER DES CHARGES GMAO
Les immanquables

La rédaction du cahier des charges de votre projet GMAO ne doit pas s’apparenter à un parcours du combattant. Ce travail passe nécessairement par une analyse des flux de fonctionnement de l’entreprise. Simple et pragmatique, ce document doit permettre d’ouvrir des pistes de réflexion. Tant sur le plan fonctionnel que sur le plan méthodologique, voici comment procéder pour ne pas se noyer dans un verre d’eau.

 

PERIMETRE FONCTIONNEL
Difficile d’en faire le tour

Plusieurs pièges sont à éviter lors de la description du périmètre fonctionnel dans le cahier des charges.
Le premier piège serait de se perdre dans des détails, en dressant une liste exhaustive des fonctionnalités. Il convient de prioriser et de hiérarchiser les fonctions selon les besoins de chaque service. Les attentes et les besoins de l’entreprise évoluent avec le temps, une liste trop exhaustive ne sera valable qu’à l’instant T.

Laissez de la place aux propositions des éditeurs ; pensez métier, profil utilisateur et listez les fonctions puis fonctionnalités par univers, de façon à ce que chaque métier exprime ses besoins sans proposition de solution.

 

LES WORKFLOW
Pensez processus

La meilleure façon de retranscrire vos besoins dans le cahier des charges sera de lister une dizaine de processus clés, que devra gérer votre GMAO. Décrivez, par exemple, comment vous envisagez :

• Le traitement d’une demande d’intervention : qui la crée ? Qui l’envoie ? Qui la réceptionne ?
• La planification des travaux correctifs ou préventifs : qui fait quoi ? En fonction des compétences, de l’urgence, de la criticité du parc
• La gestion des stocks : avec ou sans magasinier ?
• Le traitement des commandes se fait-il dans la GMAO ?
• Qu’est ce qui est géré dans la GMAO ? Et qu’est ce qui est géré par des applications périphériques ?

Le cahier des charges recense également les lacunes dans l’organisation actuelle et que la GMAO devra améliorer. Cette cartographie des flux constitue l’ossature de votre cahier des charges. Cette description sous forme de processus a l’avantage de mettre l’accent sur la circulation de l’information dans l’entreprise.

 

> Pour aller plus loin : Cahier des charges GMAO : les 7 péchés capitaux.pdf