Comment faire un inventaire et fiabiliser ses stocks : étapes et bonnes pratiques

• vous êtes gestionnaire de stocks, magasinier ou responsable maintenance, et vous voulez sécuriser vos interventions et éviter les arrêts d’équipements ; 

• vous intervenez sur le terrain, à la maintenance, aux méthodes, au magasin et vous souhaitez fiabiliser votre inventaire physique, tournant ou permanent ; 

• vous êtes impliqué dans la gestion des pièces en entreprise et cherchez comment faire un inventaire structuré sans perturber l’activité.  

Un inventaire n’est pas uniquement le comptage des pièces sur une fiche d'inventaire. C’est un outil stratégique pour maîtriser la gestion de votre stock, sécuriser votre maintenance et assurer la continuité de la production.

Avoir un stock fiable, c’est :

• moins de temps perdu à chercher une pièce,
• moins d’achats en urgence,
• moins d’équipements immobilisés,
• un inventaire comptable et un bilan juste,
• une meilleure visibilité pour planifier, maîtriser les coûts maintenance et fiabiliser l'inventaire en entreprise.

Il n’existe pas une seule façon de gérer un inventaire en entreprise. Le choix de la méthode dépend de la taille de votre stock, de son niveau de criticité et de votre organisation.

Inventaire annuel, inventaire tournant ou inventaire permanent : chaque méthode répond à des objectifs différents, avec ses avantages et ses contraintes.

L’inventaire tournant : la méthode la plus efficace

L’inventaire tournant consiste à inventorier le stock par petites zones, familles d’articles ou niveaux de criticité, tout au long de l’année.

Chaque article est compté plusieurs fois sur une période donnée, sans bloquer l’activité.

Avantages :

• stock fiable en continu, pas de mauvaise surprise en fin d’année ;
• détection rapide des écarts et des dysfonctionnements pour réagir plus vite ;
• charge de travail répartie dans le temps pour être plus serein ;
• peu ou pas d’impact sur la production et la maintenance.

Inconvénients :

• nécessite d’être organisé et rigoureux ;
• demande une méthode standard, suivie par tous ;
• difficile à piloter sans outil adapté.

👉 À retenir : c’est la méthode la plus pertinente pour les stocks de maintenance, les pièces critiques et les environnements industriels.

L’inventaire annuel : le contrôle global

L’inventaire annuel consiste à compter l’ensemble des stocks une fois par an, souvent à une date imposée (clôture comptable, audit, bilan).

Avantages :

• vision complète du stock à un instant T ;
• conformité avec les obligations comptables ;
• méthode simple à comprendre et à mettre en place.

Inconvénients :

• activité fortement perturbé, voire stoppée ;
• effort concentré sur une courte période ;
• écarts découverts tardivement, sans possibilité de corriger en amont ;
• fiabilité qui se dégrade rapidement après l’inventaire.

👉 À retenir : utile pour la comptabilité, mais ine suffit pas seul pour piloter un stock technique ou de maintenance.

L’inventaire permanent : le stock en temps réel

L’inventaire permanent repose sur l’enregistrement de chaque mouvement de stock au fur et à mesure : entrée, sortie, transfert. Le stock théorique est mis à jour en continu.

Avantages :

• vous savez toujours ce que vous avez en stock ;
• vous anticipez les ruptures et les surstocks ;
• les inventaires physiques deviennent de simples contrôles.

Inconvénients :

• tout repose sur la rigueur des utilisateurs ;
• nécessite une application mobile ou une GMAO fiable ;
• le moindre oubli fausse les données.

👉 À retenir : l’inventaire permanent est très performant, à condition d’avoir les bons outils et les bons reflexes.

Quelle méthode choisir en pratique ?

Dans la plupart des entreprises, le combo gagnant est inventaire permanent + inventaire tournant :

• le permanent assure le suivi quotidien des mouvements ;
• le tournant permet de contrôler, corriger et fiabiliser régulièrement votre stock réel.

L’inventaire annuel devient alors un simple point de contrôle, et non un rattrapage d’erreurs accumulées au long de l’année.

Bien préparer son inventaire en entreprise, c’est déjà 50 % de réussite. Il s’agit de créer un cadre clair et maîtrisé :

- délimitez la zone à inventorier : si la zone est grande, ne faites pas tout d’un coup. Segmentez par rayonnage, par famille technique (électrique, mécanique, hydraulique…) ou par type d’articles.

- identifiez les articles concernés :

• pièces critiques ;
• consommables ;
• pièces dormantes ;
• pièces à forte rotation ; 

- organisez votre équipe : désignez des responsables de zone, des agents de comptage, des contrôleurs et un validateur. Une équipe bien structurée limite les erreurs d'inventaires et va plus vite. 

- préparez les outils selon votre méthode : tableau d'inventaire, fiches de comptage, terminaux mobiles, codes-barres/QR codes, EPI, lampes, marqueurs…

💡 Astuce : faites un point rapide avant de commencer. Les inventaires réussis sont ceux où tout le monde travaille avec la même méthode.

Le comptage, c’est le cœur de l’inventaire. Il doit être rigoureux, homogène et bien documenté.

- Avancez de manière structurée, allez d’une allée à l’autre, d’un rayonnage au suivant, sans sauter de zones — même si elles semblent vides. Marquez ce qui est fait : pastilles, rubans.

- Comptez avec précision :

• pour les petites quantités : comptez directement.
• pour les grandes quantités : utilisez la règle des “lots identiques” (compter un échantillon, multiplier).
• pour les pièces fragiles ou volumineuses : travaillez à deux.

- Notez toutes les anomalies : étiquette manquante, référence illisible, pièce mal rangée, doublon, quantité incohérente…

💡 Astuce : photographiez les anomalies, cela vous évitera de devoir revenir sur la zone.

✔ Comparez le “physique” au “théorique”

Les écarts sont inévitables, l’important est de les comprendre.

Exemples de causes fréquentes :

• prélèvement urgent non déclaré
• pièce mal affectée
• réception mal enregistrée
• stock transféré mais non signalé
• erreur de référence ou de conditionnement

✔ Classez les écarts par importance

• Critiques : pièces coûteuses, critiques pour la maintenance, gros volumes
• Modérés : consommables, pièces à rotation moyenne
• Faibles : petits écarts sur articles non critiques

✔ Documentez l’origine de chaque écart, même une explication approximative aide à améliorer vos processus et vos pratiques.

💡 Astuce : créez une courte check-list des causes possibles. Cela accélère l’analyse et standardise votre approche.

✔ Corrigez les quantités : après validation croisée (binôme ou superviseur), mettez à jour les stocks. 

✔ Archivez vos résultats : conservez la liste des écarts, les zones inventoriées, les anomalies rencontrées et les actions à mener.

Une action essentielle pour les audits, mais aussi pour mesurer vos progrès d’une année à l’autre.

✔ Tirez les enseignements : un inventaire permet aussi d’analyser vos flux.

Posez-vous les bonnes questions : quelles zones génèrent le plus d’erreurs ? Quels articles posent problème ? Que faut-il corriger dans votre organisation ?

💡 Le but n'est pas d’avoir zéro écart en stock, mais d’avoir zéro écart inexpliqué.

✔ Faites des inventaires réguliers

• Inventaire annuel : global, exhaustif.
• Inventaire tournant : par zone ou par famille, tout au long de l’année.

C’est souvent la méthode la plus efficace.

✔ Travaillez en binôme
Une personne compte, l’autre vérifie. Simple et redoutablement efficace pour réduire les erreurs.

✔ Standardisez votre méthode
Une seule logique, un seul vocabulaire, une seule procédure et moins de confusion.

✔ Sécurisez les flux entrants/sortants
Stoppez les mouvements pendant l’inventaire ou mettez en place une procédure spécifique.

✔ Rangez avant de compter
Un inventaire dans un stock désordonné est une double peine.

Dans de nombreuses entreprises, les inventaires sont encore gérés sur Excel. Fichiers gratuits récupérés sur le web, tableaux réalisés en interne... Ces solutions permettent de démarrer sans investissement et assurent un suivi basique des stocks.

Mais passé un certain seuil, les limites deviennent des freins.

Les limites des tableaux inventaire :

• Saisie manuelle et erreurs fréquenteS
  Chaque mouvement doit être enregistré à la main : oublis, doublons et approximations s'accumulent.
  
  

• Mises à jour fastidieuses et décalées
  Les données sont consolidées manuellement, souvent avec du retard. Résultat : une vision obsolète du stock réel.
  
  

• Absence de traçabilité
  Les mouvements de pièces ne sont pas automatiquement liés aux ordre de travail ou aux équipements. L'analyse des consommations et la justification des écarts deviennent un casse-tête.
  
  

• Planification et maîtrise des coûts limitées
  Sans vision centralisée et fiable, anticiper les ruptures, planifier les achats ou suivre les coûts réels devient mission impossible.

Avec une application mobile de gestion de stocks connectée au logiciel GMAO, l’inventaire devient plus simple, plus rapide et plus fiable, dde nombreuses entreprises comme COPAL ou CALOR en témoigne : 

• enregistrement en temps réel des entrées, sorties et transferts ; 

• scan code-barres, QR code ou RFID pour éviter les erreurs de référence ; 

• mise à jour immédiate du stock théorique ; 

• réservation automatique des pièces pour les interventions ; 

• suivi facilité des écarts lors d’un inventaire physique ou tournant ; 

• gain de temps pour les techniciens et les magasiniers. 

Grâce à ces fonctionnalités, l’inventaire avec application mobile GMAO devient un véritable levier de performance opérationnelle. 

• Commencez par les zones “faciles” pour mettre l’équipe en confiance.
• Les petites pièces sont souvent les plus sources d’écarts, prenez votre temps.
• Étiquetez clairement les bacs “non conformes” pour les analyser plus tard.
• Prévoyez une pause, un comptage fatigué devient vite approximatif.
• Gardez un œil sur les pièces critiques (coûteuses ou immobilisantes).
• En fin de zone, jetez un dernier coup d’œil pour éviter les oublis.

Un inventaire efficace repose sur :

1. une préparation claire,
2. un comptage structuré,
3. une analyse sérieuse des écarts,
4. une mise à jour propre et suivie.

Avec ces étapes, l’inventaire n’est plus seulement une contrainte mais un véritable levier pour piloter vos opérations.